廣東省茂名市人民政府辦公室

關于印發《茂名市人民政府辦公室公文處理實施細則》的通知

茂府辦函〔2012〕117號


各縣（市、區）人民政府，市政府直屬各單位：
《茂名市人民政府辦公室公文處理實施細則》業經市人民政府同意，現予印發，請遵照執行。



茂名市人民政府辦公室
2012年9月24日



茂名市人民政府辦公室公文處理實施細則

第一章 總 則
第一條 為使市政府辦公室公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和質量，根據《黨政機關公文處理條例》和《茂名市人民政府工作規則》的有關規定，制定本實施細則。
第二條 公文處理主要包括公文的簽收、拆封、登記、分辦、辦理、草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、發文（電）和歸檔等環節。
第三條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。
第四條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。
第五條 公文處理的工作人員要嚴格遵守國家行政機關公文處理方面的有關規定，堅持忠于職守、廉潔高效、認真負責、相互協調、密切配合的作風，認真做好各項工作，保持良好的精神面貌。

第二章 收文、退文
第六條 省級及以上的或其他地市來文（含電報、信件）和郵局渠道送來的文電、信函（不含平件），由市府辦秘書科簽收、登記。上述文電、信函，屬領導同志的，逕送領導辦公室；屬市政府、市政府辦公室的，由秘書科保密組轉相關部門或市府辦相關辦文科室簽收辦理。
第七條 各縣（市、區）和市各部門報送市政府的請示性公文及報告，要按規定格式一式三份（規范性文件需一式六份）送市府辦綜合科。
除重大、突發事件或市政府領導直接交辦的事項外，市府辦綜合科一般不受理越級報送的請示性公文。
協助市政府領導處理日常事務的工作人員收到非領導交辦而直接報送領導個人的請示性公文，應及時轉交市府辦綜合科辦理。屬領導同志指示直接向其本人報送的公文，經市府辦轉呈的，有關單位應書面說明領導同志的交辦意見，有書面批示的將批示原件或復印件一并交市府辦登記。
第八條 有關職能部門為市政府起草的代擬稿，由職能部門主要負責人簽署意見后連同電子文檔一并送市府辦綜合科。協助市政府領導處理日常事務的工作人員收到職能部門直接送的代擬稿，應先交由市府辦綜合科按程序辦理。
職能部門根據市政府或市府辦領導的要求起草的代擬稿，應由市政府研究室核改的，連同電子文檔逕送市政府研究室。
第九條 市法制局草擬、審核需以市政府或以市府辦名義印發的規范性文件，送市府辦綜合科登記辦理。
第十條 各部門起草的行政起訴（答辯）書、行政復議答復書等法律文書，經各部門主要領導簽發并經市法制局會簽后送市府辦綜合科登記辦理。
第十一條 各部門向市政府報送的文件，有具體處理時限的，一般應提前5個工作日報送并在報送時說明；確需緊急處理而未能提前報送的，來文單位須附書面情況說明。
收文科室和人員簽收文電、信函，應認真核對來文單位、格式、件數和密封情況，確認無誤后方可簽收，并注明簽收日期。
第十二條 承辦科室收到交辦的公文后應當按第二十一條規定的時限及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。
第十三條 對各縣（市、區）人民政府、市政府直屬各單位及企事業單位報送市政府辦理的“請示”、“意見”、“報告”及各類代擬稿，市府辦綜合科依據國家行政機關公文處理的有關規定進行審核把關，對存在下列情形之一的實行退文：
（一）直送市政府領導個人的（領導同志交辦事項和緊急突發事件除外）。
（二）越級行文的。
（三）多頭主送或主送單位不是市政府的。
（四）“請示”一文有多個事項，不按規定抄送的。
（五）文種使用錯誤的（包括“請示”與“報告”不分，“報告”與“意見”不分等）。
（六）“請示”未標注簽發人（會簽人）、聯系人和聯系電話或簽發人不是單位主要負責人的；代擬稿未經來文單位辦公室（秘書科）核稿或未經主要領導簽發的。
（七）未使用行文單位文頭紙或未加蓋單位印章的。
（八）報文時間與成文日期或單位主要負責人簽出日期相隔超過3個工作日的。
（九）不符合國家法律、法規的規定與政策要求的。
（十）屬于部門職權范圍內事務的。
（十一）涉及其他部門職責，但未與有關部門協商或征求有關部門意見的。
（十二）擬以市政府、市政府辦公室名義發文未附代擬稿，
或擬以市政府、市政府辦公室名義轉發上級機關文件未提出具體貫徹意見的。
（十三）未附文中引用的政策、規定等相關文件的。
（十四）其他不應受理的。
第十四條 經審核需作退文處理的，屬格式、體例方面不符合要求的由市府辦綜合科填寫“茂名市人民政府辦公室退文單”，連同公文原件一并退報文單位。

第三章 辦理
第十五條 收到的公文，按以下原則辦理：
（一）辦件。凡需要市政府或市政府辦公室辦理的公文，由市政府辦公室相關科室負責辦理。
有關單位抄報或抄送市政府或市政府辦公室，不需市政府或市政府辦公室辦理的，由市府辦秘書科負責處理。
（二）省級及以上的來文（含電報、信件）由市府辦秘書科辦理，送市府辦分管領導提出意見，呈市政府領導審批。有時限要求的上級來文，秘書科要專門登記，在規定的時限內提請領導審批，當分管領導出差時，經請示同意，可將送其未審批的文件轉送其他相關領導審批。
省級及以上電話通知或督辦，由接電話的科室做電話記錄后呈市府辦分管領導閱示。
第十六條 主送市政府或市政府辦公室的公文，按以下原則辦理：
（一）各縣（市、區）和市直各單位報市政府的請示性公文及代擬稿，涉及其他部門職責的，應事先與有關職能部門協商或征求有關部門意見（經費類請示除外），并在文中注明征求意見采納情況、附各單位書面意見。單位意見不一致時，由主辦單位負責協調，經協商仍無法取得一致意見的，主辦單位應將各方的理由及協商的情況一并上報；市府辦綜合科如發現部門意見不齊的，應要求主辦單位作為附件補報。特別緊急的也可填寫“茂名市人民政府辦公室征求意見通知”直接轉出限時征求意見，主辦單位要進行跟蹤催辦。
主辦單位發出的征求意見通知，一般要給予被征求意見單位10個工作日的回復意見時間，急件可縮短至5個工作日。被征求意見單位要按要求及時回復意見。如有特殊情況未能按時回復的，要及時與主辦單位聯系，講明理由并盡快回復。
（二）以市政府、市府辦名義向上級報送的請示性公文或向下級印發的公文，由市政府有關職能部門代擬，或由市府辦有關科室草擬。部門代擬的公文，應先征求有關部門意見，并注明征求意見采納情況；市府辦綜合科如發現部門意見不齊的，應要求主辦單位在規定期限內補報，如在規定期限內未經綜合科同意不補報又無正當理由的，由市府辦綜合科填寫《茂名市人民政府辦公室退文單》，由科室負責同志簽字同意后，連同公文原件一并退報文單位。
（三）市法制局草擬或審核的，以市政府或市府辦名義發出的規范性公文，由市府辦綜合科按程序呈市政府領導審批。
（四）市府辦相關科室草擬的以市政府或市府辦名義發出的公文，經市府辦綜合科會簽后再由承辦科室按程序報市政府領導審批后印發。
第十七條 資料齊全可以呈批的公文，由辦文科室提出擬辦意見并經科室負責人核簽后，呈送分管副秘書長，分管副秘書長審批后再呈相關領導。緊急、重大的事項應即辦，同時報告有關領導。
第十八條 公文呈批，請示件應使用“請示報告呈批表”、代擬稿應使用“茂名市人民政府文件稿紙”，除密件外，一律通過OA系統辦理，并將原稿通過掃描輸入系統。如以紙質呈領導審批，應將公文進行打印，并將有關附件按順序疊放，附件一般包括：原文、有關部門意見、有關政策依據、相關資料等；有領導批示或前案的，也應予附上。公文呈批過程、時間及領導批示等情況，承辦人員應及時輸入系統。
第十九條 市政府領導對請示性公文做出批示后，一般使用“茂名市人民政府公文處理表”抄錄領導批示或將領導批示轉有關單位遵照執行；對需要正式復函的，由承辦人起草復函，經科室負責人審核后，送分管副秘書長和秘書長簽發。
轉出領導批示的，由承辦人員通知相關單位派專人簽領。相關單位要注意保密，不能外傳。
第二十條 公文辦理過程中，涉及市委辦、市人大辦、市政協辦、市紀委、市中級人民法院、市人民檢察院、茂名軍分區及新聞單位的，應加強與相關單位的溝通與協調。
第二十一條 公文辦理應遵守以下時限要求：
（一）可以直接送領導審批的公文，應在3個工作日內呈批；需要修改后送領導審批的發文代擬稿，一般應在3個工作日內核改完畢呈批。
（二）來文單位經與有關部門協商未能取得一致意見而報來的公文，一般情況下，承辦人應在收齊有關單位意見后3個工作日內提出擬辦意見呈批。
（三）領導批示后，承辦人員應在1個工作日內轉秘書科發文或擬稿呈批、或用“請示報告處理表”將批示內容或批示原件（復印件）轉出。
（四）市政府常務會議和市政府工作會議結束后，承辦人應在3個工作日內擬好紀要文稿呈批；工作會議紀要由部門擬稿的，承辦人應在收到紀要文稿后兩個工作日內呈批。
（五）收到市法制局已審核的規范性文件，一般應在5個工作日內修改呈批。
（六）外事出訪、捐贈報批件，資料齊全的，應在1個工作日內呈批。
（七）急件應即到即辦，在規定時間內辦完；領導交辦的公文處理事項一般應作為急件處理。由于客觀原因無法按時辦完的要及時向有關領導報告。

第四章 呈送
第二十二條 呈送市政府領導審批或傳閱的公文，按市政府分管副秘書長或市府辦分管領導的批示逐級呈送，閱知件可視情況分送。
第二十三條 公文呈送過程中，如遇領導同志出差、出訪或其他原因不能批閱公文時，按以下辦法運轉：
（一）應先送分管副秘書長審核的公文，如該領導外出，由辦文科室請示領導同意，直接呈秘書長審批。
（二）市府辦分管領導審核后應送協管副秘書長審核的公文,如該領導外出,事情又較緊急時,經電話請示同意,可直送秘書長或市政府領導；如秘書長或分管副秘書長均外出, 經電話請示分管秘書長指定呈送領導。
第二十四條 緊急公文或有時限性的公文，呈送時應告知領導同志或協助其處理日常事務的工作人員。

第五章 擬發公文核稿
第二十五條 擬發公文文稿, 必須經過嚴格審核。文稿核稿，按如下程序進行：
（一）正式文件文稿（不含規范性文件）由市府辦科室負責人審核，呈分管副秘書長審批后，按其批示呈送有關領導簽發。
（二）規范性文件,按《茂名市人民政府制定規范性文件規定》辦理。
（三）市政府常務會議紀要,由市府辦綜合科起草，經科室負責人審核并送分管副秘書長、秘書長審批后報市政府主要領導簽發；工作會議紀要,由綜合科審核，呈分管副秘書長審批后送主持會議的市政府領導簽發。
第二十六條 市政府領導對文件的重要批示和具體交辦意見，承辦人應及時向原已審核該文稿的領導或與此項工作有關的其他領導報告。重要文件的辦理、運轉情況,應向主管領導及有關領導反饋。
第二十七條 正式文件經有關領導簽發后,在付印前由承辦人再次復核。已經領導同志審批同意,需以市政府或市政府辦公室名義發出的公文，最后按以下分工復核文稿：
（一）市府辦辦文科室承辦人應當復核、清理文稿，改正不恰當的文字、標點,注明密級和發文范圍等內容后,送秘書科復校；有原則改動的,須經辦文科室負責人同意，并報簽發文件的領導審定后，再送市府辦秘書科校對。
（二）市府辦秘書科對擬發公文（包括：茂府、茂府辦、茂府函、茂府辦函、茂名市發電、市政府全體會議紀要、市政府常務會議紀要、市政府黨組會議紀要、市政府工作會議紀要等）進行最后的復校,復校的主要內容是：文件的體例、格式是否完整、統一、規范；是否符合《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》以及《茂名市人民政府辦公室公文處理實施細則》等有關規定。秘書科對復校中發現的文字和內容方面的問題,應及時與辦文科室磋商修改，涉及實質內容的,應按原呈批程序送市政府領導審批同意。
第二十八條 市府辦秘書科在復校特急件、急件時，應按辦文科室要求的時限送印、發文。送秘書科復校前，辦文科室應視文件篇幅大小預留校對、印刷及發文時間。
第二十九條 已經會議主持人審批的會議紀要,承辦人應審核會議內容和有關決定事項是否完整、明確；參加會議的單位、人員是否齊全、準確；分送范圍是否全部涵蓋與會單位及因工作需要應分送的有關單位，防止漏發紀要或不必要擴大發文范圍。

第六章 發文
第三十條 以市政府或市政府辦公室名義印發的公文，由承辦人打印清樣并復核后,送市府辦秘書科校對室編號、校對。秘書科校對室校對后送文印室,印制成文后，由文印室將成品連同底稿送秘書科發行人員。
公文底稿暫由發行人員保管,待公文發出后,再將整套公文底稿移交檔案室歸檔。
第三十一條 以市政府或市政府辦公室名義發出的內部明電和密碼電報只落款不蓋章，電報要按規定程序呈批送校對室編號、打印并按上述分工規定校對、復核后，裝封送市委辦機要局發出,電報底稿移交檔案室。

第七章 督辦
第三十二條 承辦人在辦理緊急公文時,除要按規定程序和時限要求做好各項工作外,還應對有關環節工作進行檢查,確保工作落實。急件、特急件發出后, 要向分管領導或交辦該項工作的領導報告。
第三十三條 公文的督辦由市政府督查室跟蹤辦理。市府辦綜合科在辦理公文過程中，如確需督辦的事項，經提出擬辦意見按程序審批后，將領導批示復印件及督辦文件一并轉市政府督查室。

第八章 歸檔
第三十四條 公文辦理完畢后，秘書科檔案室要按照有關規定及時進行立卷歸檔。
第三十五條 凡是市政府、市政府辦公室公務活動中已辦理完畢具有保存價值的各種文件、函件、會議紀要、簡報、資料等,均屬歸檔范圍。
第三十六條 以市政府、市政府辦公室名義編號的各種文件、 函件、會議紀要等發出前，承辦人要把底稿（包括手稿、領導批示、歷次修改稿及其他附件）和一份正文交秘書科發行人員以核對辦理文件發行,并由其向檔案室移交歸檔。沒有正式編文號的函件的底稿直接交檔案室歸檔。
第三十七條 其他零散文件材料（包括上、下級的來文、電報、調查材料、信息、信訪、值班情況反映、政務動態通報和省府領導主要活動記等),由承辦人在規定期限內直接向秘書科檔案室移交。

第九章 附則
第三十八條 公文運轉過程中，尤其是翻印、傳遞、保存過程中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關規定，確保國家秘密安全。
第三十九條 市政府辦公室將視實際工作需要，在全市范圍內適時推進辦公自動化，實現無紙化辦公。具體實施辦法另行發文。
第四十條 本細則自印發之日起施行。以往公文處理辦法、規定與本細則不符的 , 以本細則為準。